Публикации :: Официальный сайт городского головы и городского совета г. Донецка

Архивный отдел

Начальник отдела: Глова Марина Евгеньевна
Приемная: 295-64-60, 341-06-17
Приемные дни: вторник 9.00-16.00, ул. Левобережная, д.64
E-mail: [email protected]

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням міської ради

від 21.09.2012 № 21/8

ПОЛОЖЕННЯ

про АРХІВНИЙ ВІДДІЛ ДОНЕЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

1.АРХІВНИЙ ВІДДІЛ ДОНЕЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ (далі - відділ) є виконавчим органом міської ради, утворюється за поданням міського голови Донецькою міською радою, підзвітний і підконтрольний раді, підпорядкований її виконавчому комітету та міському голові, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний відповідно державному архіву Донецької області, Державній архівній службі України в порядку, встановленому законом.

2.Відділ у своєї діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також Положенням про архівний відділ міської ради.

У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства відділ керується наказами Державної архівної служби України, державного архіву області.

3.Основними завданнями відділу є:

- реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста;

- забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;

- забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації;

- зберігання відповідно до умов, визначених Державною архівною службою України, документів з особового складу та документів тимчасового зберігання ліквідованих підприємств, установ та організацій, що діяли (були зареєстровані) на території міста.

4.Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

4.1.Складає і за погодженням з Державним архівом області подає на затвердження міському голові цільові програми, плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.

4.2.Забезпечує облік, зберігання і охорону:

- документів Національного архівного фонду, що нагромадилися за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;

- документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об'єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу;

- документів особового походження, що надійшли до відділу;

- фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста;

- документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями, незалежно від форм власності, а також об'єднаннями громадян;

- облікових документів і довідкового апарату до документів.

4.3.Організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду, або вилучення документів з нього фізичних осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.

4.4.Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.

4.5.За дорученням Державної архівної служби України контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.

4.6.Інформує Державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника, або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

4.7.Складає і за погодженням з державним архівом області подає на затвердження міському голові список підприємств, установ, організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.

4.8.Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об'єднань.

4.9. Приймає на зберігання архівні документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без правонаступників.

4.10.Контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, в установах, організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.

4.11.Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.

4.12.Інформує міську раду, Державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.13.Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи і організації – джерела комплектування відділу та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них Державному архіву області.

4.14.Передає за угодою до державного архіву області у визначені ними терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.

4.15.Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів, що зберігаються у відділі.

4.16.Інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

4.17.Видає підприємствам, установам, організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам - довідки соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб, щодо використання архівної інформації.

4.18.Організовує перегляд в установленому порядку рішень про обмеження доступу до документів, забезпечує долучення до архівних документів на обґрунтовану вимогу фізичних осіб письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу.

4.19.Вивчає, узагальнює та поширює досвід роботи архівних установ.

5.Відділ має право:

5.1.Отримувати від інших виконавчих органів місцевого самоврядування, а також від підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і науково-технічного опрацювання документів Національного архівного фонду та ведення діловодства, а від місцевих органів державної статистики безоплатно статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

5.2.Давати в межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів та ведення діловодства.

5.3.Надавати платні послуги відповідно чинного законодавства.

5.4.Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити їх відчуження, вивезення за межі України, проведення експертизи цінності цих документів.

5.5.Подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду права власності на ці документи, якщо він не забезпечує їх належної збереженості.

5.6.Порушувати питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду.

5.7.Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій особі.

5.8.Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.

5.9 .Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

5.10.Працівники відділу мають право для виконання покладених на них службових обов’язків відвідувати архівні підрозділи і діловодні служби підприємств, установ та організацій міста незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

6.Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.

7.Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою згідно із законодавством за погодженням відповідно з директором державного архіву області.

8.Начальник відділу:

- здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

- затверджує функціональні обов’язки працівників відділу;

- видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

- розпоряджається коштами відділу в межах затвердженого кошторису витрат на його утримання.

9.Статус посадових осіб визначається згідно із Законом України "Про службу в органах місцевого самоврядування".

10.Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірних комісій державного архіву області, а також інших питань у відділі створюється експертна комісія.

Положення та персональний склад експертної комісії затверджує начальник відділу на підставі типового положення, затвердженого Державною архівною службою України.

11.Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету.

Граничну чисельність та витрати на утримання відділу затверджує міська рада.

Кошторис доходів і видатків на утримання відділу та штатний розпис відділу затверджується міським головою.

12.Відділ є юридичною особою, має самостійний баланс, реєстраційні рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням.

Секретар міської ради С.В.Богачов

Версия для печати

Скачать:

Перечень предприятий, передавших на хранение документы по личному составу в частные архивы г.Донецка.xls

Скачать:

Перечень ликвидированных предприятий на 01.01.2012.xls